De Informatiedoctrine van Aslander, Broere en Meinema

We weten niet wat we weten

Voor kenniswerkers is informatie cruciaal. Je hebt informatie nodig om taken uit te voeren, notities te maken, als voorbereiding op een bespreking maar ook om te kiezen welke taken of projecten je als eerste oppakt.

Voor veel kenniswerkers is die informatie lastig te vinden. Er zijn aantekeningen in notitieboeken (meervoud!), wat losse handouts van de dia’s van de presentatie van gisteren waar nog wat mee moet, post-its met taakjes op je tablet, een gedeelde actie- en besluitenlijst van de projectgroep in een gespreksverslag vastgelegd, diverse taken die je in je taken-app hebt staan en dan is er nog je mailbox met allerlei gelezen, ongelezen, gevlagde en gelabelde e-mails verspreid over allerlei mapjes.

Naast die informatie op allerlei plekken is de niet-vastgelegde informatie wellicht een nog grotere bron van stress. Informatie die je in je hoofd houdt en die op de gekste momenten oppopt. De telefoontjes waar je iets in hebt beloofd te doen, de besprekingen die nog uitgewerkt moeten worden, de belofte in de wandelgang aan een teamgenoot dat je een bestand zult nakijken en die briljante inval die je ’s avonds op de bank kreeg maar nog niet vastgelegd hebt. Allemaal ergens in onze krachtige hersenen opgeslagen. Alleen zijn die krachtige hersenen er niet zo goed in om op het juiste moment die informatie te presenteren.

Een beslissingsondersteunend systeem

Je hebt als kenniswerker informatie in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd nodig om te overzien wat je aan taken en projecten hebt, wat je aan projectmaterialen hebt, wat je aan inzichten en ideeën hebt. Zonder zo’n extern systeem ben je ongehoord veel tijd en energie kwijt met overzicht te krijgen, uit allerlei bronnen en die onvoorspelbare hersenen.

Een dergelijk systeem helpt je om betere beslissingen te nemen en is daarmee dus een beslissingsondersteunend systeem. Wat je wanneer gaat doen, kies je het makkelijkst als je overzicht hebt over wat je allemaal kunt doen. Waar je projectmaterialen staan, is geen vraag meer als je een systeem hebt dat eenduidig opgezet is.

Het systeem wordt een vertrouwd systeem met consistent gebruik en onderhoud. De dag dat je besluit te beginnen met WorkFlowy, DEVONthink of Evernote is het nog geen vertrouwd systeem. Sterker nog, in het begin voelt het misschien alsof je van alles ergens in stopt waar je misschien nooit meer naar zult kijken.

Wat is het beste systeem om al die informatie vast te leggen?

Er is een wereld aan mogelijkheden om de voor jou relevante informatie vast te leggen. In notitieboeken (Moleskine, Hobonichi, Leuchturm) of documenten in de cloud (Sharepoint, Google Drive, iCloud) of in notitieprogramma’s (Evernote, OneNote, DEVONthink, Bear, WorkFlowy), mindmaps (MindMeister, MindJet, MindNode) of in een takenmanager (OmniFocus, Nozbe, Wunderlist, Todoist).

De keuze heeft te maken met jouw persoonlijke voorkeuren. Er zijn mensen die gepassioneerd kunnen betogen waarom je per se een bepaald type Moleskine van een bepaald formaat met een bepaald type kaft en papier moet hebben. Zoals er ook mensen zijn die niet uitgepraat raken over de zegeningen van takenmanager OmniFocus. Het kan ook te maken hebben met opvattingen over waar je jouw data wel of niet wilt of mag opslaan. Maar er is meer waaraan een goed, extern informatiesysteem moet voldoen, wil het een vertrouwd beslissingsondersteunend systeem worden.

Lees hierna zeven eisen waar volgens ons een systeem aan moet voldoen. We noemen het de informatiedoctrine. Het is een combinatie van eisen die we hebben verzameld door de jaren heen waarin we allerlei manieren, methoden, apps, sites en tools gebruikt en uitgeprobeerd hebben.

De informatiedoctrine

De zeven eisen aan een goed informatiesysteem lees je hierna. Elke eis hebben we in een woord samengevat. Misschien soms een woord dat je (nog?) tevergeefs opzoekt in het woordenboek.

1. Informatie in een goed informatiesysteem is opslaanbaar

De logische eerste stap is dat je in jouw informatiesysteem informatie kunt vastleggen. De gesprekken die je voert, de e-mails die je wil kunnen naslaan, notities die je tijdens het lezen van een boek gemaakt hebt, de chat-berichten met taken of inzichten uit blogs. We kennen allemaal de beperkingen en grillen van ons geheugen dus we hebben een externe, betrouwbare plek nodig om al deze informatie vast te leggen.

Er zijn veel manieren om informatie op te slaan, dus de meeste systemen zullen deze eis doorstaan.

2. Informatie in een goed informatiesysteem is doorzoekbaar

Je hebt het telefoonnummer nodig van een contactpersoon of de precieze toezeggingen die je in een gesprek gedaan hebt dus ga je in de vastgelegde informatie zoeken. Als je dan aangewezen bent op het doorbladeren van een notitieboek of door een grote hoeveelheid e-mails moet scrollen, ben je een hele poos bezig. Daarnaast zie je al bladerend of scrollend allerlei gegevens die je mogelijk afleiden en je aandacht krijgen. Het is niet zo dat je die informatie al bladerend of scrollend acuut vergeet. Er bestaat zoiets als aandachtsresidu, wat wil zeggen dat dat wat je leest of ziet blijft hangen in je aandacht. Het is dus meer dan alleen tijdverspilling om de verkeerde informatie op het verkeerde moment te zien. Het gaat ook ten koste van je toch al beperkte aandacht.

Werk je met meerdere mensen samen om informatie vast te leggen, bijvoorbeeld in een gezamenlijke inbox of in een digitaal notitieboek waar meerdere teamleden informatie aan toevoegen, dan is zoeken zeker wezenlijk. Je weet namelijk niet of informatie voorhanden is en hebt geen idee wie die wanneer toegevoegd heeft dus is zoeken de enige manier om tot die informatie te komen.

Systemen zonder zoekfunctie die je met enkele toetsaanslagen naar de juiste informatie brengen zijn daarmee ongeschikt.

3. Informatie in een goed informatiesysteem is filterbaar

Een zoekfunctie geeft je de speld in de hooiberg: de afspraken die je met iemand gemaakt, iemands telefoonnummer of de locatie waarop je met iemand hebt afgesproken. Maar soms zoek je niet zozeer één eenheid informatie, maar een selectie.

Als je zin hebt om te lezen, wil je alleen relevant leesmateriaal zien. Als je wil zien welke telefoontaken je die dag kunt doen, wil je niet zien welke huishoudelijke klusjes of ingewikkelde spreadsheetbewerkingen je ook nog moet doen. Je hebt nodig dat je in het systeem waarmee je werkt kunt filteren en dat je alleen het op dat moment voor jou relevante deel van de wereld aan informatie te zien krijgt.

Een outliner, een notitieprogramma dat met inspringen de hiërarchie van een tekst laat zien, is makkelijk te gebruiken om te filteren. Je kunt snel inzoomen op en paragraaf of hoofdstuk. Ook mindmaps met diverse takken laten je doorgaans doorklikken en daarmee inzoomen op een bepaalde subtak. Maar ook mailprogramma’s als Outlook of Gmail hebben diverse weergaven, waarmee je bijvoorbeeld alleen ongelezen e-mail ziet of e-mail waarbij jij de enige bent in het Aan-vak. Tenslotte zijn opgeslagen zoekopdrachten ook handige filters. Je kunt bijvoorbeeld in e-mailprogramma’s (Outlook of de standaard mail-app van Mac OS) zoeken naar mail waarin je de woorden ‘bij voorbaat dank’ gebruikt, om alle mail te zien waarin je iemand ergens om vraagt.

4. Informatie in een goed informatiesysteem is ordenbaar

Bij een bepaald volume tekst, notities, pagina’s, bestanden of e-mails wordt dat wat je voor je ziet overweldigend. Het is dan handig als je informatie kunt structureren. Al zijn er kenniswerkers die stellen dat het niet zo relevant hoe informatie geordend is, gezien de krachtige zoekmogelijkheden die software heeft (pile, don’t file).

Door informatie te structureren, maak je van één grote bak informatie kleinere bakjes. Dus in plaats van één grote bak notities orden je ze naar de projecten waar je aan werkt of naar de klanten die je hebt.

Er zijn veel manieren om informatie te ordenen en elke tool heeft zijn specifieke mogelijkheden met notitieboeken, tabbladen, tags of labels, secties, hoofdstukken, aandachtsgebieden. Een verschuiving die we zien is die van de klassieke bestanden (tekstverwerker, spreadsheet, presentatie) naar manieren om informatie veel vrijer vast te leggen, zoals in WorkFlowy. Daarin heb je geen bestanden, maar de mogelijkheid om in te springen en zo de hiërarchie duidelijk te maken.

5. Informatie in een goed informatiesysteem is her-ordenbaar

Informatie ordenen is een mooie manier om er samenhang in aan te brengen en ervoor te zorgen dat je van een grote bak informatie naar kleinere samenhangende delen kunt kijken. De kans is echter groot dat de structuur die je gekozen hebt niet  altijd de handigste is.

Voor een presentatie heb je bepaalde onderdelen van je systeem gezocht en gestructureerd bij elkaar gezet. Voor een notitie die je maakt heb je delen van die informatie opnieuw nodig maar ook andere delen. Kortom, de structuur die je aanbracht voor een taak of project is voor een andere taak en project niet meer handig, dus je moet kunnen her-ordenen. Zoals je taken van een mindmap of outliner kunt verslepen of met een paar extra labels en een nieuwe zoekopdracht notities in een nieuwe samenhang laat zien. In een spreadsheet of document is dat al snel lastiger; je moet dan informatie van het ene naar het andere bestand slepen of kopiëren. En in een fysiek notitieboek kun je natuurlijk al helemaal niet her-ordenen.

6. Informatie in een goed informatiesysteem is meta-dateerbaar

Met zoeken en sorteren of door een structuur bladeren, vind je veel maar niet alles. Stel dat je een nieuwsbrief maakt, waarin je relevante ontwikkelingen in jouw vakgebied bij elkaar zet voor leden van een projectgroep. De input voor die nieuwsbrief komt uit artikelen die je online leest, citaten die je in een gesprek oppikt en actualiteiten uit nieuwsbrieven die je via e-mail ontvangt. Als je al die informatie opslaat, heb je toegang tot die informatie. Helaas wordt zoeken lastig, want woorden als ‘nieuwsbrief’ of ‘relevante ontwikkeling’ staan niet in die informatie. En alles ordenen naar nieuwsbrief is jammer, want die ordening is maar even relevant. Nadat de nieuwsbrief uitgegaan is, is die structuur achterhaald. Vandaar dat je aan informatie meta-data wil kunnen toevoegen, zodat die informatie op meer manieren te vinden is. Label informatie die je opslaat met ‘nieuwsbrief’ zodat je met een klik op dat label alle materialen bij elkaar vindt. Geef je die eenheden informatie ook andere labels, bijvoorbeeld meer inhoudelijke labels, dan kun je op meer manieren terugvinden.

Stel je hebt in een gesprek acties op je genomen, dan is het handig als je het gesprek bij het project opslaat,  maar de acties ook ziet in je algemene actielijst. Daarnaast zijn labels of tags flexibeler dan mappen, aangezien een informatie-eenheid meerdere labels kan hebben, maar slechts in één map kan zitten.

Voordat je met labels begint is het handig na te denken over een naamgevingsconventie en tijd in te ruimen voor onderhoud aan die labels. Voor je het weet heb je tientallen of honderden labels en wordt informatie onvindbaar.

7. Informatie in een goed informatiesysteem is deelbaar

Voor de meesten van ons is samenwerking wezenlijk voor succes. De informatie die je hebt wil je dus kunnen delen met projectleden, collega’s, klanten, onderaannemers. Het is van belang dat je systeem manieren heeft om anderen toegang te geven tot informatie of die informatie deelbaar te maken via een ander bestandsformaat voor verdere verwerking.

Delen kan zoveel betekenen als lees- en/of schrijfrechten geven, of de informatie exporteren naar een bestandstype, waarin anderen ermee verder kunnen.

In seconden, niet in minuten

Naast de eisen aan het systeem, is de snelheid die je in het werken met het systeem kunt halen van wezenlijk belang. Het beste systeem dat je niet gebruikt omdat het te traag start of op een laptop staat die tergend langzaam is, ga je niet gebruiken. En een ongebruikt systeem is geen systeem.

De hele dag door kunnen er vragen opduiken die je moet beantwoorden om je werk te kunnen doen. Hoe heette je contactpersoon ook al weer bij de organisatie waar je nu een offerte voor maakt? Van wie is het citaat ook al weer dat je als opening voor je presentatie wil gebruiken? Welke leveringsdatum hadden we die klant ook al weer beloofd? Welke acties had je in de laatste teambijeenkomst op je genomen? Oh, mijn afspraak is 15 minuten later, wat kan ik dan nu even voor nuttigs doen?

Als je dit soort vragen niet in enkele seconden kunt beantwoorden met een snelle zoek of sorteeractie of door de juiste tags of labels aan te klikken, dan ontstaat er frictie in je workflow. Frictie waardoor je acties uitstelt of weer meer binnen niet-werkende systemen gaat proberen te organiseren.

We komen nogal eens op plekken waar een archiefsysteem verplicht gebruikt moet worden of een ERP- of CRM-systeem. Een systeem echter, dat aan weinig van bovengenoemde eisen voldoet en zeker niet snel is. Gevolg is dat de systemen niet bijgehouden worden, dus niet actueel zijn en dus nog minder aantrekkelijk worden om te gebruiken. De meeste kenniswerkers zijn daarnaast wel zo eigenwijs om voor eigen gebruik een bestandje of spreadsheetje aan te leggen om zo tenminste zelf bij relevante informatie te kunnen.

Bij voorkeur ook mobiel

Je hersenen staan nooit stil (was het maar waar dat we slechts 10% van onze capaciteit gebruiken) en leveren op de gekste momenten ideeën, combinaties van inzichten, vragen of acties die je plots (weer) te binnenschieten. Dat maakt dat het handig is als je op allerlei plekken toegang hebt tot je informatie en iets kunt opzoeken of toevoegen, al is het met enkele trefwoorden voor latere verwerking.

Naast een snel systeem is het dan ook handig als je systeem op diverse platforms aanwezig is. Zo zit je niet altijd aan een laptop of desktop dus heb je ook mobiele toegang nodig. Even snel de naam van de contactpersoon opzoeken voor je de receptie van een organisatie binnenloopt of voor een gesprek nog even checken wat ook alweer de precieze vraag was, terwijl je thuis een boterhammetje eet aan de keukentafel.

Voor de meesten van ons is dan een smartphone of tablet het aangewezen apparaat. Start snel, is mobiel en makkelijk te gebruiken, waar je ook bent.

WorkFlowy to the rescue

Aan de hierboven beschreven eisen voldoen niet veel systemen. Evernote, DEVONthink, Bear, Notions, OneNote hebben allemaal een hele boel kracht en opties, maar het gemak waarmee je (her-)ordent en/of de snelheid en werkbaarheid zijn lastig op een mobiel device. Veel van de notitie-apps synchroniseren als je ze opent en gezien de grote hoeveelheid data die erin zit, kan dat lang duren. De kracht, veel data in allerlei formaten, wordt dan weer een belemmering. Zeker om even snel wat notities te maken of iets op te zoeken.

In feite is er wat ons betreft op dit moment één tool die in zich heeft van wat wij zoeken: WorkFlowy. In een sobere interface maak je lijsten en sublijsten, die je met tekst vult. Je ordent door in te springen en  in- en uit te zoomen, je filtert met tags en aan-symbols of voorgedefinieerde zoeksyntax, je her-ordent door te slepen, je kunt tags toewijzen en snel en makkelijk delen, door toegang te geven of door tekst te exporteren.

 

 

Bekijk deze video die we gemaakt hebben van wat WorkFlowy kan. Maar uiteraard is het leuker om er eens zelf wat in te proberen, of het met een van ons eens te bespreken.

Dit artikel is een voorbeschouwing op het eind 2019 te verschijnen boek One list to rule them all, van Martijn Aslander, Mark Meinema en Arjan Broere. Over de zoektocht naar de essentie van kenniswerk.