Nieuws uit productiviteitsland

Als lifehacker blijf ik nieuwsgierig naar alles wat mijn leven makkelijk maakt. En dan bedoel ik niet dat ik per se van makkelijk hou, maar onnodig werk doen dat simpel te automatiseren valt is ook weer niet nodig.
Acht jaar geleden richtte ik met een clubje mensen Lifehacking.nl op.Vanaf morgen (géén 1-aprilgrap) heeft de website een nieuwe eigenaar. 

Inmiddels is het woord ‘lifehacking’ mainstream aan het worden.
Het is zoals Seth Godin ooit voorspelde, toen ik een keer bij hem in New York op visite was. ‘Zeg Martijn, weet je wat commercieel niet zo handig is van je? De meeste dingen die jij leuk vindt, oppikt en waar je beweging in brengt, worden pas een jaar of drie of vijf later ‘bon ton’. Maar dan ben jij al lang weer met nieuwe dingen bezig.’

 

Ware woorden van een echte visionair (Seth is al jaren één van mijn grote inspiratiebronnen). Ik ben geen visionair trouwens en ook geen trendwatcher en al helemaal geen goeroe. Ik hoop altijd dat mensen zelf nadenken over wat ze doen en wat ze ergens van vinden. Om er een beetje vanaf te zijn bedacht ik een handige disclaimer: ‘Martijn heeft zelden gelijk, maar meestal wel een punt’.

Lifehacker ben ik wel. Vrolijk gefascineerd door hoe ik meer kan doen in minder tijd, met minder stress, tegen lagere kosten en met meer impact.

En ik vind nog steeds dat 5 miljoen Nederlanders heel veel onnodig dubbel werk doen. Als we alle kenniswerkers zouden laten werken met een programma als Textexpander (dat je typesnelheid enorm vergroot) dan zouden we daar miljoenen manuren mee kunnen besparen.
(De software van Textexpander houdt automatisch bij hoeveel toetsaanslagen ik bespaar; in mijn geval 40 volle uren per jaar. De meeste mensen typen meer dan ik, dus 40 uur keer 5 miljoen kenniswerkers bespaart minimaal 200 (!) miljoen manuren op jaarbasis.)

 

Een beetje lifehacker gebruikt al gauw een paar honderd van dit soort tools, naast scripts en slimme strategieën.
(Omdat veel mensen het woord ‘hack’ nog steeds wat eng vinden, gebruik ik op podia trouwens gewoon de term ‘digitale vaardigheden’ :))

Komend jaar ben ik met vele partijen – waaronder de Bestuursacademie (die al 40 jaar lang ambtenaren traint) en Alex van Groningen (met wie ik ook in Zuid-Afrika mooie dingen aan het doen ben) – bezig om trainingen op dit vlak grootschalig onder de aandacht te brengen. Met lifehacking-buddy Fokke Kooistra als wingman.  Na GTD van David Allen (waarvan Taco Oosterkamp en ik flinke aanjagers waren de afgelopen zeven jaar) ben ik dankzij Fokke een nieuwe methode voor kenniswerkers tegengekomen die wat toegankelijker en speelser is dan het wat rigide GTD: Productivity Ninja van Graham Alcott.

 

Met mijn hernieuwde verdiepingslag in het ‘slimmer werken’ gebeuren, kwam er ook ineens wat nieuwe tools op mijn pad. Via een bevriende relatie bij Apple kreeg ik eindelijk een Mac Pro in handen met de maximale hoeveelheid intern geheugen (64 GB). Ik wil al jaren een keer uitgebreid testen wat schier onbeperkt werkgeheugen doet met mijn combinatie aan ‘killertools’.
Mijn tijd op mijn computer is schaars. Meestal ben ik onderweg of ben ik in gesprek of sta ik on stage. Op de momenten dat ik eindelijk rustig kan zitten om alle informatie-onderhoud te doen (mails beantwoorden en archieven, bonnen en facturen scannen, dingen opzoeken, uitzoeken, testen, enzovoort) ben ik gebaat bij een computer die in elk geval niet in snelheid beperkt wordt.

 

Een andere beperking naast intern geheugen is ‘screen estate’, oftewel de oppervlakte van je scherm. Uit onderzoek is gebleken dat hoe meer vensters je naast elkaar open kunt hebben staan en tegelijkertijd kunt overzien, des te meer rust in je hoofd en tijdbesparing je realiseert.
Dat heen en weer switchen tussen alle programma’s schijnt op jaarbasis zo veel tijd te kosten dat het voor veel werkgevers loont om hun kenniswerkers een zo groot mogelijk scherm te geven. Binnen no time verdien je dit terug in de combinatie minder-stress/daadwerkelijk tijd besparen.
Ik had al eens likkebaardend met wat Apple-store-medewerkers een proefopstelling laten maken in de winkel met drie Thunderbolt Apple schermen naast elkaar. Ik had er al één – en mocht ik per ongeluk een keer de loterij winnen, dan was dat mijn ideale opstelling. In mijn zoektocht naar de mogelijkheden van de Mac Pro riep Henk Mekkring ineens dat hij ook zo’n ding had, maar dan met een UltraWide screen van LG. Die zijn niet duur en leveren het equivalent van 2,5 Thunderbolt schermen. Geen retinascherm, maar dat boeit me niet zo. De prijs? Minder dan 800 euro. En dan dus geen bezel tussen de schermen, maar een volwaardig enorm breed scherm. Het walhalla!
Richard Wolfe merkte terecht op dat veel user-interfaces zijn ontworpen om van boven naar beneden te lezen vanwege de natuurlijke beperking van de gemiddelde beeldschermbreedte. Maar de westerse kenniswerker is nu eenmaal gewend om van links naar rechts te lezen….

 

Hoogste tijd om mijn aannames over schermen en productiviteit opnieuw te toetsen. De eerste app waarvan ik onmiddellijk rendement kreeg op een breed scherm was Trello. Sind Netvibes (lang geleden) en Evernote daarna ben ik niet meer zo manisch enthousiast geweest over een nieuwe tool.
Opmerkingen uit mijn omgeving van de orde ‘Pff,  alweer een nieuwe tool? Ik héb al een tool!’ pareerde ik met: ‘In je keukenla liggen toch ook messen, vorken en lepels naast elkaar? Daar waar Evernote een perfecte geheugenassistent is, is Trello de gedroomde plannings- en overzichtstool waarmee je bovendien ook nog eens heel goed kunt samenwerken. Inmiddels draaien een stuk of 40 projecten nu moeiteloos binnen mijn Trello omgeving en heb ik ook dankzij mijn widescreen een geweldig goed overzicht van alles wat er aan projecten en leuke dingen speelt.

 

Over een half jaar kom ik nog eens terug op mijn Trello- avonturen…

 

Na het installeren van alles besloot ik meteen om nog eens kritisch naar mijn mail-workflow te kijken en kwam ik met de volgende twee tips om mail nóg sneller te verwerken…

 

De eerste tip is eigenlijk een trucje waarmee je jezelf fopt, maar dat geeft in dit geval niet, omdat het wél rust in je hoofd oplevert.

Ik weet niet zeker of dit ook met Windows-toepassingen kan, maar in het mailprogramma op mijn Mac heb ik linksboven in mijn navigatiekolom een vijftal slimme mappen geplaatst.

Map 1 bevat alle mails die vandaag zijn binnengekomen, map 2 die van gister, map 3 die van eergisteren, map 4 heet ‘vier dagen geleden’ en map 5  ‘afgelopen week’.

Hierdoor word ik niet afgeleid door de berg mails die bij tijd en wijle nog wachten op antwoord of verwerking, maar heb ik die van vandaag of gister snel in kaart. Op die manier bereik ik dagelijks vaak  ‘inbox-zero’ en merk ik dat mijn motivatie en focus hoger blijft dan wanneer ik die truc niet uithaal.

 

Als fanatiek Evernotegebruiker stuur ik veel mails door naar Evernote en daarvoor moet ik normaal gesproken eerst op de knop ‘forward’ drukken, daarna het mailadres van Evernote invullen en dan ook nog op ‘versturen’ klikken. Daarna moet ik nog op archieven klikken om de mail uit mijn inbox te halen. Met het enorm handige programma Mail-Act-On kan dat met één sneltoets die ik speciaal heb ingericht voor dit doel. Uiteraard kun je met Mail-Act-On net zoveel handige sneltoetsen aanmaken als je praktisch wenst.